GED, ou Gestion Électronique des Documents, est un système permettant de gérer, stocker, organiser, archiver et retrouver facilement des documents numériques au sein d'une entreprise ou d'une organisation. La GED repose sur des technologies informatiques et des processus de numérisation pour convertir des documents physiques en documents numériques. Elle offre des avantages tels que l'amélioration de la productivité, l'optimisation de l'espace de stockage, la sécurisation des documents et la facilitation de la collaboration entre les membres d'une équipe.

Les factures transmises par email ainsi que les rappels de rendez-vous expédiés par SMS sont acheminés via une plateforme sécurisée, réduisant ainsi le risque d'être considérés comme indésirables. Un accès à l'historique des messages est disponible via le webmail, garantissant un suivi professionnel et rigoureux.

La présentation des courriels est personnalisée pour votre concession, intégrant les polices de caractères et les logos spécifiques à votre entreprise. Ainsi, vous bénéficiez d'une communication cohérente et professionnelle qui reflète l'identité de votre concession.

Une proposition de contenu pour les emails ou les SMS est générée automatiquement en fonction du contexte, vous facilitant la rédaction et vous faisant gagner du temps.

Master VDL intègre le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), une réglementation européenne en vigueur depuis le 25 mai 2018 visant à renforcer et harmoniser la protection des données personnelles des citoyens au sein de l'Union européenne. Il assure la conformité aux obligations liées au traitement des données personnelles, telles que la collecte, le stockage et l'utilisation des informations, en mettant l'accent sur la transparence, le consentement éclairé et le droit à l'oubli. De plus, il implémente des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données personnelles et facilite la notification rapide des violations de données aux autorités compétentes. En intégrant le respect du RGPD, vous évitez ainsi les sanctions financières potentielles en cas de non-conformité.

Chaque véhicule passant par votre concession est enregistré de manière unique dans le système, incluant les informations de base ainsi que l'ensemble des données de la carte grise.
Un accès rapide permet de consulter son historique, et les dates d'entretien peuvent être saisies et planifiées.

Chaque véhicule affiche parc et syncronisation des annonce..

Étant donné que les véhicules sont généralement liés à un client particulier, ils sont automatiquement intégrés aux documents lors d'une recherche de client. Toutefois, des exceptions sont prévues pour les clients professionnels, pour lesquels la gestion des véhicules peut être différente en raison de la nature de leur activité et de leurs besoins spécifiques.

Chaque client visitant votre concession est enregistré de manière individuelle.

Vous pouvez les organiser par vendeur ou par type d'entrée.

Les données de Monsieur et de Madame sont enregistrées sur la même fiche, permettant une gestion simplifiée des informations du couple. Par exemple, cela offre la possibilité d'attribuer le titre de propriété à Monsieur OU à Madame selon les préférences des clients.

Un accès rapide permet de consulter l'historique du client, incluant les achats et les ordres de réparation (OR). Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble de l'interaction du client avec votre concession et d'assurer un suivi personnalisé et efficace. Cette approche contribue à améliorer la satisfaction des clients, à renforcer la fidélisation et à optimiser les performances de votre concession.

Une facture est générée à partir d'un devis après vérification des données.

Ces contrôles peuvent concerner :
- La disponibilité des stocks et leur compatibilité avec les quantités livrées
- La confirmation que le règlement a été effectué.

En un seul clic, vous pouvez envoyer des documents par email ou transmettre un message par SMS.

Selon le contexte, différentes fonctionnalités vous sont proposées, telles que créer un avoir, la copie des lignes de produits sur un autre devis, l'archiver ou effectuer un retour produit.

En cas d'erreur sur une facture éditée, en un seul clic, vous pouvez générer l'avoir, copier le contenu de la facture dans un nouveau devis, ce qui vous donne la possibilité de annuler une facture en tout légalité.

D'autres fonctionnalités permettent de gérer très facilement la facturation interne si nécessaire.

Les exports sont configurables, et la gestion des numéros de comptes est automatisée.

Le système analyse le contexte pour attribuer le numéro de compte adéquat à chaque ligne de produit. Par exemple, les numéros de comptes liés à la TVA intracommunautaire, aux clients, aux ventes de véhicules, aux factures d'acompte, aux avoirs qui sont gérés automatiquement. Plus de 20 numéros de comptes peuvent être attribués automatiquement, simplifiant ainsi le travail de votre comptable et réduisant les erreurs potentielles.

Ces processus simplifient les tâches comptable et réduisent les opérations de régularisation.

En plus des exports, vous pouvez télécharger un bilan mensuel.

Nous recommandons d'utiliser les exports incrémentaux, une fonctionnalité qui vous permet de traiter la comptabilité régulièrement et réduit la charge de travail.

Vous pouvez clôturer votre caisse en utilisant le module "Journaux de banques".

Nous comprenons que le passage à un nouvel outil de gestion peut être source d'inquiétude pour les administrateurs, les comptables et votre personnel. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour assurer une transition en douceur.

Notre objectif est de garantir que la migration vers le nouvel ERP se déroule sans accrocs, en effectuant des contrôles rigoureux pour assurer l'intégrité des données, la conformité des exports et la correcte programmation des affichages et impressions. De cette manière, nous vous permettons de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise en toute sérénité.

À quel moment faut-il effectuer la migration ? La mise en production peut être réalisée à n'importe quel moment, puisque vous retrouverez l'ensemble de vos devis, factures, commandes, etc. dans le nouvel outil. Cependant, nous recommandons d'effectuer ce transfert soit à la clôture de votre bilan, soit durant une période plus calme de votre activité, afin de faciliter la transition et d'assurer une prise en main en douceur.

L'importation des données peut être restreinte pour diverses raisons, telles que l'absence de données, l'incompatibilité ou des fonctionnalités manquantes. Nous analysons et vous informons des limites que nous rencontrons avant de nous engager dans le processus.

L'Administration Fiscale intensifie sa lutte contre la fraude à la TVA et instaure, via l'article 88 de la loi de finances 2016, l'obligation d'utiliser un logiciel ou système de caisse certifié pour l'enregistrement des règlements clients depuis le 1er janvier 2018.

Le systéme répond à des exigences spécifiques en matière d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.